SharePoint vs OneDrive : comprendre la différence pour mieux collaborer
Un grand nombre d’entreprises modernes utilisent des outils de collaboration comme SharePoint et OneDrive. Ces deux produits Microsoft sont devenus essentiels dans les environnements de travail numériques, notamment pour permettre le travail à distance. Ils permettent de stocker, partager et collaborer sur des fichiers, mais leurs usages diffèrent. Comprendre cette distinction est crucial pour choisir le bon outil selon le contexte. Quel que soit votre poste, savoir quand utiliser SharePoint ou OneDrive peut améliorer la productivité et la sécurité de vos données. Voici un guide pratique pour vous aider à faire le bon choix.
Définitions
Stockage OneDrive
OneDrive est un espace de stockage personnel dans le nuage. Chaque utilisateur dispose de son propre compte pour sauvegarder ses fichiers, notes et documents de travail. Il est parfait pour les fichiers individuels, les brouillons ou les documents confidentiels.
Stockage SharePoint
SharePoint est une plateforme de collaboration conçue pour les équipes. Elle permet de créer des sites où plusieurs personnes peuvent accéder aux mêmes fichiers, gérer des bibliothèques de documents et structurer l’information. C’est l’outil idéal pour les projets communs, les communications internes et la gestion documentaire à grande échelle.
Stockage local
Il est aussi important de distinguer OneDrive du stockage local, comme « Mes documents » sur votre ordinateur. Enregistrer un fichier localement signifie qu’il est accessible uniquement sur cet appareil. En cas de panne ou de bris, le fichier peut disparaître. À l’inverse, OneDrive sauvegarde automatiquement les fichiers dans le nuage, les rend accessibles depuis n’importe quel appareil et permet le partage ou la coédition en temps réel. C’est une solution plus sécurisée et plus flexible, surtout dans un contexte professionnel.
Pour un usage professionnel, Consultation M365 ne conseille pas de stocker vos données dans vos documents personnels. Découvrez pour quelles raisons dans le tableau ci-dessous.
Comment choisir entre OneDrive et Sharepoint
Le choix entre SharePoint et OneDrive dépend de plusieurs facteurs :
- Nature du document : personnel ou collaboratif?
- Durée de vie : temporaire ou à archiver?
- Confidentialité : accès restreint ou partagé?
- Structure : besoin de métadonnées ou d’un classement précis?
Avantages de OneDrive :
- Simplicité d’utilisation
- Sauvegarde automatique
- Accès privé
Inconvénients :
- Moins adapté au travail d’équipe
- Risque de perte de visibilité en cas de départ d’un employé
Avantages de SharePoint :
- Collaboration en temps réel
- Gestion des versions
- Contrôle des accès
Inconvénients :
- Courbe d’apprentissage plus élevée
- Nécessite une bonne organisation
Local, OneDrive ou SharePoint : quel choix pour vos documents ?
Mises en situation
Situation 1 : Partage dans Teams
Vous ajoutez un fichier dans un canal Teams pour collaborer avec votre équipe. En réalité, ce fichier est stocké dans SharePoint. Teams agit comme une interface, mais SharePoint gère le stockage et les permissions. De ce fait, vous utilisez peut-être déjà SharePoint sans vous en rendre compte.
Situation 2 : Collaboration sur un document Word
Vous travaillez avec un collègue sur un document Word. Si vous le placez dans OneDrive et le partagez, vous pouvez coéditer en temps réel. Cependant, si le document concerne un projet d’équipe, SharePoint est préférable pour centraliser l’accès.
Situation 3 : Document confidentiel
Vous rédigez un rapport confidentiel. OneDrive est le bon choix, car il vous permet de garder le document privé, sans le partager.
Situation 4 : Départ d’un employé
Un collaborateur quitte l’entreprise. Les fichiers stockés dans son OneDrive peuvent devenir inaccessibles. En revanche, les fichiers dans SharePoint restent disponibles à l’équipe, assurant la continuité du travail.
Ces exemples démontrent bien que le bon choix dépend du contexte. Nos experts Microsoft recommandent donc d’utiliser les deux outils de manière complémentaire.
Pour en apprendre plus
Microsoft met à disposition une base de connaissance gratuite pour aider les utilisateurs à mieux comprendre et utiliser ses outils. Que vous soyez débutant ou expérimenté, vous y trouverez des guides pratiques, des tutoriels et des conseils d’experts.
Voici quelques ressources utiles :
Ces ressources sont mises à jour régulièrement et couvrent une vaste gamme de sujets. Elles sont particulièrement utiles pour les PME qui souhaitent tirer le meilleur parti des produits Microsoft.
Conclusion
SharePoint et OneDrive sont deux outils puissants pour gérer vos fichiers dans Microsoft 365. Bien qu’ils partagent certaines fonctionnalités, leurs usages sont distincts. En comprenant leurs différences, vous pouvez mieux collaborer, sécuriser vos données et optimiser votre environnement de travail. Pour aller plus loin, explorez la base de connaissance Microsoft. Elle regorge de conseils pratiques et de guides faciles à suivre. Nos consultants spécialisés en produits Microsoft peuvent aussi vous accompagner pour déployer ces produits dans votre entreprise ou pour vous aider à en optimiser l’utilisation.
