Planifier un message d’absence dans Outlook
Bientôt les vacances ? Avez-vous pensé à planifier l’envoi d’un message automatique?
L’été est commencé. Pour beaucoup d’entre nous, cela signifie l’arrivée prochaine des vacances. En cas d’absence, il faut aviser les personnes qui tentent de vous joindre que nous ne sommes pas disponibles. Dans Microsoft Outlook, il est possible de planifier l’envoi de messages automatiques pendant une période donnée. Ainsi, les personnes qui vous écrivent pendant notre absence recevront un courriel les avisant de votre impossibilité à répondre.
Créer un message automatique
Voici les quatre étapes faciles qui permettent d’enregistrer un message d’absence dans Microsoft Outlook :
- Ouvrez Outlook et accédez à l’onglet « Fichier ».
- Sous « Réponses automatiques », cochez « Envoyer des réponses automatiques ».
- Cochez la case « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps » et sélectionnez la date de votre départ et de votre retour.
- Composez votre message d’absence et pesez sur « OK ».
Composer le courriel
Besoin d’aide pour composer votre message d’absence ? En premier lieu, si votre entreprise a des directives sur les messages d’absence, veuillez vous y référer. Ensuite, prenez compte des éléments suivants, ils devraient être inclus dans votre courriel automatique :
- La date de départ et de retour
- Qui contacter en cas d’urgence
- Une formule de politesse appropriée
Pour l’écriture de votre message dans Outlook, vous avez deux options. Vous pouvez composer un message pour les personnes au sein de votre organisation et un autre pour l’externe. Sinon, vous pouvez composer un seul message général et le copier/coller dans les deux sections. L’option de composer des messages distincts peut être intéressante dans plusieurs situations. Par exemple, vous pourriez diriger le public vers une ligne d’urgence générale en cas d’absence, alors que vous dirigez vos collègues vers une personne précise dans l’organisation. Fiez-vous aux directives de votre organisation pour vous assurer de la marche à suivre.