Votre logiciel fonctionne encore. Alors, pourquoi le moderniser ?

Dans de nombreuses entreprises manufacturières, certains logiciels et applications sur mesure sont en place depuis des années ou même des décennies. Développés ou adaptés au fil du temps, ils répondent à des besoins bien précis liés aux opérations de l’entreprise.

On parle parfois d’applications héritées ou de systèmes existants. Mais peu importe le terme utilisé, ce sont souvent ces « vieux logiciels » que les équipes connaissent par cœur et qui occupent un rôle essentiel dans les opérations quotidiennes.

Et ils fonctionnent toujours.

Dans ce cas, pourquoi y toucher ?

La question est tout à fait légitime. Lorsqu’un logiciel est bien intégré aux façons de faire de l’entreprise, l’idée d’y apporter des changements peut naturellement susciter certaines hésitations.

Pourtant, un logiciel peut continuer à remplir son rôle tout en devenant plus lent, moins fiable ou plus difficile à faire évoluer.

C’est justement dans ce contexte que la modernisation applicative peut devenir pertinente : non pas parce qu’un logiciel est ancien, mais parce que ses limites commencent à entraîner des conséquences sur l’entreprise.

Le coût caché des logiciels vieillissants en milieu manufacturier

L’ancienneté d’un logiciel n’est pas, en soi, une raison de le moderniser. Ce sont plutôt les difficultés et les risques qui apparaissent avec le temps qui méritent d’être examinés.

Ils ne sont pas toujours évidents au premier regard, mais ils peuvent s’accumuler :

• Les lenteurs, erreurs ou baisses de performance commencent à nuire aux opérations ;
• Le manque de fiabilité augmente le risque d’interruption ;
• Les demandes d’amélioration deviennent longues ou complexes ;
• L’ajout ou le remplacement d’une machine, d’un équipement ou d’une technologie peut entraîner des difficultés de compatibilité avec le système existant ;
• La connaissance du système repose sur un nombre limité de personnes ;
• Les informations sont réparties dans plusieurs systèmes, bases de données ou fichiers Excel ;
• Le système ne permet plus toujours d’appliquer facilement les mises à jour ou les mesures de sécurité recommandées ;
• Il s’adapte difficilement aux nouvelles exigences de sécurité ou réglementaires ;
• Les projets d’automatisation, d’analyse de données ou d’intelligence artificielle sont freinés par ses limites.

Le véritable coût d’un logiciel vieillissant ne se mesure donc pas uniquement en frais de maintenance. Il se trouve aussi dans les ralentissements, les risques d’interruption, les enjeux de sécurité, le temps consacré à contourner ses limites et les projets que l’entreprise peine à réaliser.

Identifier ces limites ne signifie pas pour autant qu’il faut remplacer complètement le logiciel ou transformer l’ensemble de vos opérations. La première étape consiste plutôt à déterminer ce qui représente réellement un frein.

Cinq signes que votre logiciel est devenu un frein

Comment savoir si un logiciel qui fonctionne encore est réellement devenu un frein pour votre entreprise ? Certains signes sont particulièrement révélateurs.

Signe 1 : Votre logiciel n’est plus aussi performant ou fiable

Un logiciel peut continuer de remplir sa fonction, sans toutefois offrir la même performance ou la même fiabilité qu’avant.

Des lenteurs, des erreurs plus fréquentes ou des problèmes de stabilité peuvent commencer à affecter le travail des équipes et les opérations. Lorsque le système joue un rôle essentiel dans l’usine, ces problèmes deviennent particulièrement préoccupants.

Une défaillance peut aussi causer des conséquences importantes si les opérations dépendent directement du système.

Le fait qu’un logiciel fonctionne encore ne signifie donc pas nécessairement qu’il offre toujours le niveau de performance et de fiabilité dont l’organisation a besoin.

Signe 2 : La connaissance de votre système repose sur quelques personnes

Avec les années, la connaissance d’un logiciel essentiel peut se concentrer entre les mains de quelques personnes qui l’utilisent, le maintiennent ou le font évoluer depuis longtemps.

Elles en maîtrisent les particularités, les façons de contourner certaines limites et parfois même des règles d’affaires ou des processus qui sont peu documentés.

Tant que l’entreprise peut compter sur elle, tout va bien. Mais que se passe-t-il lorsqu’une d’entre elles quitte, prend sa retraite ou n’est simplement plus disponible ?

Lorsque le fonctionnement d’un système repose sur un savoir détenu par peu de personnes, l’enjeu dépasse la technologie : il touche aussi la relève, le transfert des connaissances et la continuité des opérations.

Signe 3 : Vos équipes doivent contourner les limites du système

Avec le temps, les employés trouvent souvent des façons de composer avec les limites d’un logiciel : fichiers Excel en parallèle, doubles saisies, copier-coller, vérifications manuelles ou recherche d’information dans plusieurs systèmes.

Pris séparément, chacun de ces contournements peut sembler anodin. Mais lorsqu’ils se multiplient, ils demandent du temps, compliquent les processus et augmentent les risques d’erreur.

Ces solutions provisoires être un signe que le logiciel ne répond plus aussi efficacement aux besoins actuels des équipes.

Signe 4 : Le système suit difficilement l’évolution de votre usine

Une usine évolue constamment. Les processus changent, des machines ou des équipements sont remplacés et de nouvelles technologies sont implantées.

Avec un système vieillissant, ces changements peuvent devenir beaucoup plus complexes. Une modification qui devrait être relativement simple nécessite des développements importants, une nouvelle machine communique difficilement avec le système existant ou l’intégration d’un nouvel outil exige des solutions de contournement.

Le problème n’est donc plus seulement que le logiciel est ancien. C’est qu’il devient de plus en plus ardu de faire évoluer le reste de l’environnement technologique sans être limité par lui.

Signe 5 : Vos systèmes actuels freinent vos projets de modernisation

Les possibilités d’automatisation, d’analyse de données et d’intelligence artificielle sont nombreuses. Mais lorsqu’une entreprise s’appuie encore sur des logiciels vieillissants, le chemin pour y arriver peut sembler particulièrement long ou complexe.

Les données sont difficiles à extraire, les systèmes communiquent peu entre eux et certaines étapes reposent encore sur des manipulations manuelles. Dans ce contexte, l’écart entre la situation actuelle et les technologies disponibles peut sembler immense.

Pourtant, la modernisation n’a pas nécessairement besoin de se faire d’un seul coup. La première étape peut simplement consister à identifier les systèmes qui représentent aujourd’hui les principaux freins et à déterminer par où commencer.

Modernisation et refonte de logiciels : moderniser ne veut pas dire tout changer

Lorsqu’on regarde tout ce qu’il serait possible d’automatiser ou de moderniser dans une usine, la marche peut parfois sembler haute, particulièrement quand certains systèmes essentiels sont en place depuis de nombreuses années, voire des décennies.

Pourtant, moderniser un logiciel ne signifie pas qu’il faut tout remplacer et tout transformer en même temps.

Selon la situation, notre équipe de développement peut faire évoluer le logiciel existant ou en développer un sur mesure avec des technologies plus modernes. Le nouveau logiciel peut ainsi prendre la relève de l’ancien tout en demeurant compatible avec les machines, les équipements et les autres systèmes utilisés.

Selon les besoins, certains éléments peuvent être remplacés ou améliorés, tandis que d’autres peuvent être conservés. La modernisation peut notamment permettre de :

• Remplacer une application existante par une nouvelle solution développée avec des technologies plus modernes;
• Conserver les fonctions et les processus qui répondent toujours bien aux besoins;
• Maintenir les connexions avec les machines, les équipements et les autres systèmes en place;
• Moderniser l’interface et simplifier son utilisation;
• Mieux structurer les données et faciliter leur accès;
• Renforcer la sécurité;
• Préparer le logiciel à de futures intégrations ou automatisations

Il n’est donc pas toujours nécessaire de transformer toute l’usine pour faire évoluer un logiciel. L’objectif est de corriger ce qui représente maintenant un frein, tout en préservant ce qui répond encore bien aux besoins actuels.

La vraie question à se poser

Lorsqu’on évalue un logiciel essentiel, la question n’est pas seulement : « Fonctionne-t-il encore ? »

La question est plutôt : « Nous permet-il encore de travailler efficacement et d’évoluer comme nous le souhaitons ? »

Si la réponse commence à être non, cela ne signifie pas nécessairement qu’il faut tout changer.

Cela peut simplement être le bon moment pour identifier ce qui vous limite aujourd’hui et déterminer quelles améliorations permettraient de préparer la prochaine étape.

Vous avez un projet de modernisation ? Parlons-en.

Vos systèmes actuels compliquent certains projets ou freinent l’évolution de vos opérations ?

Discutons de votre réalité, des défis que vous rencontrez et des pistes à envisager pour faire évoluer vos logiciels.